Privacystatement






Stichting Karakter hecht grote waarde aan uw privacy. In dit privacystatement staat beschreven hoe Karakter omgaat met uw persoonsgegevens, de rechten die u hebt en waar u terecht kunt met uw vragen of klachten.

Contactgegevens


1. Contactgegevens
Stichting Karakter
Horalaan 5
6717 LX Ede

Postadres:
Postbus 68
6710 BB Ede

Telefoon: 0318 – 67 66 11
E-mail: info@karakter.com

Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming van Karakter: DPO@Karakter.com

2. Wat zijn persoonsgegeven?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens welke direct of indirect kunnen leiden naar één bepaald persoon. Bijvoorbeeld uw naam, adres, geboortedatum en IP-adres. Onder deze definitie vallen ook uw medische gegevens.

In dit privacystatement wordt verder met ‘u’ de patiënt bedoeld. Of de patiënt (zelfstandig) bevoegd is hangt af van de leeftijd en omstandigheden van de patiënt.

3. Minderjarigen en de uitoefening van privacy- en patiëntenrechten

Patiënten tussen 12 en 16 jaar

Een minderjarige van 12 tot 16 jaar oefent in beginsel zelf zijn privacy- en patiëntenrechten uit. De met gezag belaste ouder(s) of voogd(en) hebben recht op informatie, voor zover die informatie relevant is voor het geven van toestemming voor een behandeling.

Patiënten vanaf 16 jaar

Patiënten die 16 jaar en ouder zijn oefenen zelfstandig hun rechten uit.

Wilsonbekwaam

Minderjarigen die wilsonbekwaam zijn, worden vertegenwoordigd door hun ouder(s) of voogd(en).

Beide ouders

In beginsel moet van beide ouder(s) of voogd(en) toestemming voor een behandeling worden verkregen, voor zover deze met het gezag zijn belast. De behandelaar kan in het kader van goed hulpverlenerschap afwijken van de wensen van de ouder(s)/voogd(en).

Welke persoonsgegevens van u verwerkt Karakter en op welke grondslag?

Afhankelijk van uw specifieke zorgvraag verwerkt Karakter onder andere de volgende persoonsgegevens van u: naam, geslacht, adres, woonplaats, geboorteplaats, nationaliteit, e-mailadres, telefoonnummer en burgerlijke staat. Ook verwerkt Karakter deze gegevens van de aangewezen ouder(s)/voogd(en).

Daarnaast verwerkt Karakter van haar patiënten hun geboortedatum, BSN en bijzondere persoonsgegevens zoals gegevens betreffende de gezondheid. Dit zijn bijvoorbeeld zaken die u vertelt over uw gezondheid, uitslagen van onderzoeken, de diagnose(s), het behandelplan en eventueel tijdens de behandeling gemaakte beeldopnamen. Wij zorgen ervoor dat alleen die persoonsgegevens worden verwerkt die wij mogen verwerken.

Er zijn verschillende grondslagen op basis waarvan wij uw gegevens verwerken. Zo is het aanleggen van een patiëntendossier verplicht op grond van de wettelijke bepalingen bij de geneeskundige behandelovereenkomst. Daarnaast kunt u bij een wettelijke verplichting denken aan de gegevens die we aan de zorgverzekeraar, gemeente of het Centrum Indicatiestelling Zorg sturen, zodat uw zorg kan worden gedeclareerd. Wij zijn in sommige gevallen ook verplicht uw gegevens door te geven aan de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd en landelijke kwaliteitsregistraties.

In een aantal gevallen vragen wij uw toestemming. Dit kan het geval zijn in situaties waarbij wij gegevens bij een derde opvragen of aan een ander verstrekken. Uw keuze om wel of geen toestemming te verlenen kunt u te allen tijde herzien.

Opname van beeld en geluid binnen Karakter

Het is het niet toegestaan om zonder toestemming geluid- en/of beeldopnames te maken in gebouwen en op terreinen van Karakter. Dat doen we om de privacy van cliënten, bezoekers en medewerkers te beschermen.

4. Doel verwerking persoonsgegevens
• Het doel waarmee wij gegevens verwerken is om goede en de juiste zorg aan u te leveren;
De gegevens die Karakter verwerkt zijn primair bedoeld om de behandeling te kunnen uitvoeren. Karakter is verplicht om een dossier over de behandeling aan te leggen.

Daarnaast gebruiken wij uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
• Contact met u of andere betrokkenen te onderhouden;
De persoonsgegevens worden verwerkt om contact met u op te nemen. Bijvoorbeeld om een afspraak te maken of te informeren over ontwikkelingen bij Karakter.

• Het informeren van andere zorgverleners binnen of buiten Karakter;
De gegevens uit uw dossier gebruiken wij ook om andere zorgverleners (huisarts, doorverwijzer) te informeren. Ook slaan wij in uw dossier gegevens op die wij van andere zorgverleners ontvangen. Indien u bezwaar heeft tegen de uitwisseling dan kunt u dit aan uw behandelaar kenbaar maken.

• Ter verbetering van diensten, zorg en kwaliteit die wij leveren;
Wij gebruiken uw gegevens voor de verbetering van kwaliteit in de zorg. Bijvoorbeeld bij de uitvoering van Wet Kwaliteit, Klachten en Geschillen Zorg.

• Voor het gebruik in onze financiële administratie;
Wij declareren de geleverde zorg bij gemeenten of zorgverzekeraars. Hiervoor gebruiken wij uw gegevens.

• Voor het doen van wetenschappelijk onderzoek.
Uw persoonsgegevens kunnen wij in sommige gevallen ook gebruiken voor het doen van wetenschappelijk onderzoek. U vindt meer informatie over wetenschappelijk onderzoek en bij Karakter en hoe u bezwaar maakt tegen deze verwerking kijk dan hier.(Google Chrome)

• Mailings / nieuwsbrieven
Als relatie van Karakter kunt u mailings ontvangen, zoals de digitale nieuwsbrief of uitnodigingen voor congressen, bijeenkomsten, ouder- en/of thema-avonden. U kunt zich altijd afmelden voor deze mailings middels de afmeldknop, opgenomen in de uitnodiging.

• Opgave / aanmeldingen bij Activiteiten
Wanneer u zich aanmeldt voor activiteiten van Karakter, bijvoorbeeld via een aanmeldformulier op de website, gebruiken wij uw gegevens alleen voor die doeleinden waar u bij aanmelding toestemming voor heeft gegeven.


Beveiliging en geheimhouding persoonsgegevens
Karakter zorgt voor passende beveiliging van de persoonsgegevens die wij in beheer hebben, in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen. Wij verwerken de persoonsgegevens in beginsel binnen de EER. Als er sprake is van doorgifte naar landen buiten de EER informeren wij u daarover.

Persoonsgegevens verkregen in de uitoefening van een beroep in de gezondheidszorg vallen onder de geheimhoudingsplicht van de behandelaar. Deze geheimhoudingsplicht is onder andere vastgelegd in de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst, de Wet op de beroepen individuele gezondheidszorg en in verschillende gedrags- en beroepscodes. Bij de verwerking van uw gegevens worden deze wetten en codes nageleefd.

Delen van gegevens
Karakter deelt in beginsel geen persoonsgegevens met derden, behalve wanneer wij dat op grond van wet- en regelgeving verplicht zijn of zulks is toegestaan. Wanneer u contact met Karakter heeft, leggen wij alleen gegevens vast die nodig zijn om het contact te onderhouden. Deze contacten zullen wij nooit zonder uw toestemming met derden delen. Deze gegevens bewaren wij niet langer dan noodzakelijk is.

Karakter deelt wel gegevens met partijen die in opdracht van ons een taak uitvoeren, zoals de IT-dienstverlener van ons EPD en partijen die ons ondersteunen bij de financiële afwikkeling van de zorgverlening. Wij maken met deze partijen afspraken over de geheimhouding van de gegevens en de noodzakelijke beveiligingsmaatregelen.

Beeldbellen
Naast fysiek en telefonisch contact is het ook mogelijk om met ons via Beeldbellen contact te onderhouden. Voor Beeldbellen maken wij gebruik van de applicatie Microsoft Teams. Tijdens deze sessies is het mogelijk om via dit medium tijdelijk bestanden te plaatsen en te delen. De Behandelaar zal, na afronding van iedere sessie, alle bestanden verwijderen en eventueel opslaan in uw Elektronisch Patiënten Dossier.

Mag ik een beeld- en/of geluidsopname maken van het gesprek met mijn behandelaar?

U mag het gesprek met uw behandelaar opnemen om thuis nog eens rustig te horen of te zien van wat er tijdens uw behandeling is besproken. Als u een opname van het gesprek met uw behandelaar maakt, gelden de volgende afspraken:

  • Vraag van te voren toestemming aan uw behandelaar voor de opname.
  • De opname is alleen voor uzelf bedoeld, als geheugensteuntje. U mag het dus niet openbaar maken.
  • Wilt u de opname toch aan anderen laten horen of openbaar maken? Dat kan alleen als uw behandelaar daarvoor schriftelijk toestemming geeft. Een kopie van deze toestemming zal in uw zorgdossier worden bewaard.

Bij niet naleving van deze regels volgt altijd melding bij desbetreffende autoriteiten.

Bewaartermijn van uw gegevens
Karakter bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk. Er is een bewaartermijnenbeleid vastgesteld met termijnen en/of criteria voor hoe lang welke gegevens worden bewaard. Daarna worden de persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd. In het algemeen hanteren we bij Karakter de volgende uitgangspunten:

• De (wettelijke) bewaartermijn van uw patiëntendossier is in beginsel twintig jaar. De bewaartermijn voor dossiers van minderjarigen begint als de patiënt de meerderjarigheidsgrens (18 jaar) bereikt.
• In de Wet Bopz (Bijzondere Opnemingen Psychiatrische Ziekenhuizen) is verder opgenomen dat bepaalde dossierstukken in principe vijf jaar na het einde van de Bopz-maatregel moet worden bewaard. Deze gegevens mogen niet eerder vernietigd worden, zelfs niet op uw verzoek.

Rechten met betrekking tot uw medisch dossier
U hebt de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Ook bij de uitoefening van sommige van deze rechten wordt rekening gehouden met de leeftijd van de patiënt (zie onder 3: minderjarigen).

1. Inzage in uw dossier

Wilt u het dossier inzien? Vraag het uw behandelaar. Inzage vindt in eventueel plaats in het bijzijn van de behandelaar zodat hij of zij zaken in het dossier kan toelichten. Gegevens van en over anderen mag u niet inzien. Dit kunnen gegevens zijn van een naaste met wie uw behandelaar heeft gesproken. Deze gegevens kunnen tijdelijk onleesbaar zijn gemaakt als u uw dossier inziet. Wilt u weten welke hulpverleners uw dossier of delen ervan hebben ingezien? Dan kunt u ook de loggegevens opvragen.

2. Het verkrijgen van een kopie

U kunt in principe kosteloos een kopie verkrijgen van uw dossier. Er bestaan situaties waarin wij in alle redelijkheid wel kosten in rekening mogen brengen of uw verzoek om een kopie mogen weigeren. Dat is bijvoorbeeld aan de orde wanneer u om meer dan één kopie van alle gegevens verzoekt. In het dossier wordt een aantekening gemaakt dat u een kopie hebt ontvangen.

3. Aanvullende informatie

Op uw verzoek kunnen we u ook nader informeren over de persoonsgegevensverwerking. Zo kunnen we u (aanvullende) informatie verstrekken over welke persoonsgegevens wij van u verwerken, wat het doel is van het gebruik, aan wie uw gegevens worden verstrekt, en/of wat de herkomst is van de gegevens als dat bij ons bekend is.

4. Correctie en toevoeging

Als u vindt dat gegevens feitelijk onjuist in uw dossier staan kunt u de behandelaar vragen deze te corrigeren. Dit kan bijvoorbeeld zijn als u onze correspondentie op een ander adres wilt ontvangen. Ook kunt u uw verklaring in het dossier laten opnemen. Als uw behandelaar het niet met u eens is, kan hij of zij uw verzoek weigeren. Als de behandelaar dit weigert, zal hij dit gemotiveerd aan u laten weten.

5. Vernietiging

U hebt in sommige gevallen het recht om voor het einde van de wettelijke bewaartermijn (delen van) uw dossier te laten vernietigen. Wij treden in dat geval graag met u in overleg over de situatie. Eventueel kunnen wij u vragen een verklaring te ondertekenen waaruit blijkt dat u het besluit tot vernietiging vrijwillig en bewust van alle consequenties hebt genomen. Een consequentie is bijvoorbeeld dat de behandeling niet verder kan als er geen dossier is.
Er kunnen redenen zijn om een verzoek tot vernietiging te weigeren bijvoorbeeld als er een (andere) wettelijke grond is voor bewaring. Er zijn uitzonderingen op het recht om uw dossier te vernietigen: indien het gegevens betreft waarvoor een wettelijke plicht bestaat deze te bewaren, als het om gegevens gaat die voor derden van belang zijn of indien het verwijderen van de gegevens strijdig is met het goed hulpverlenerschap.

6. Toestemming intrekken

Hebt u ons toestemming gegeven voor een specifieke verwerking? Dan hebt u ook het recht om uw toestemming in te trekken. We zullen u ook altijd wijzen op dit recht voordat u de toestemming geeft.

7. Overige rechten (bezwaar, beperking, wissing en overdracht)

Verder hebt u het recht om
• Bezwaar te maken bij verwerkingen die wij doen op grond van Karakter’s gerechtvaardigd belang en in sommige gevallen het recht op beperking van de verwerking.
• Daarnaast hebt u in sommige gevallen recht op wissing (recht op vergetelheid).
• Ook hebt u recht om uw persoonsgegevens in gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen. Dit heet het recht op dataportabiliteit. Dit recht geldt niet voor het gehele medische dossier. De persoonsgegevens die u zelf actief en bewust hebt verstrekt vallen onder dit recht en kunt u (laten) overdragen aan een andere (zorg)aanbieder.

Hoe doet een u verzoek?
U kunt uw verzoek richten aan uw behandelaar. U kunt ook het secretariaat of de afsprakenbalie vragen. Doet u mee met een onderzoek en hebben wij u toestemming gevraagd? Richt dan uw verzoek tot de informatiebrief genoemde contactpersoon.
Bent u niet meer in behandeling of weet u niet wie uw behandelaar is? Stuur dan een schriftelijk verzoek naar de bedrijfsbureau van het organisatieonderdeel waar u in behandeling bent geweest. U vindt de contactgegevens hier:

Voor Nijmegen, Arnhem, Tiel, Uden, Doetinchem

bedrijfsbureau.uc@karakter.com
Reinier Postlaan 12, 6525 GC NIJMEGEN

Voor Almelo, Enschede, Hengelo, Zwolle

secretariaat.almelo@karakter.com
Vriezenveenseweg 213, 7602 PT, ALMELO

secretariaat.enschede@karakter.com
Roessinghsbleekweg 39, 7522 AH, ENSCHEDE

secretariaat.hengelo@karakter.com
Helene Mercierweg 5, 7555 SJ, HENGELO

med.sec.zwolle@karakter.com
Dr. Eeftinck Schattenkerkweg 1, 8025 BW, ZWOLLE

Voor Ede, Apeldoorn, Venlo

bedrijfsbureau.gld@karakter.com
Horalaan 5, 6717 LX, EDE

Voordat aan het verzoek wordt voldaan kan u gevraagd worden om gegevens te verstrekken die noodzakelijk zijn om vast te stellen dat u de persoon bent die in onze bestanden staat.

Op welk termijn behandelen wij uw verzoek?
Aan een verzoek wordt zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, gehoor gegeven. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek kan die termijn nog eens met twee maanden worden verlengd.

Website

De website van Karakter is beveiligd om misbruik te voorkomen. Wanneer u de website van Karakter bezoekt, verzamelt Karakter een beperkt aantal gegevens via cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies vanuit de website van Karakter zijn enkel functionele en analytische cookies en maken geen inbreuk op uw privacy. De gegevens worden alleen gebruikt om ervoor te zorgen dat de website voor u goed werkt en om met de anonieme bezoekersgegevens de website te optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat.
Onze website bevat links naar externe website. Karakter staat niet in voor de inhoud en het functioneren daarvan of de wijze waarop op deze websites wordt omgegaan met persoonsgegevens.

5 Wetenschappelijk onderzoek
Karakter is een academisch centrum voor kinder- en jeugdpsychiatrie. Dat betekent dat we niet alleen zorg verlenen, maar ook wetenschappelijk onderzoek doen.

Karakter houdt zich bij het uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek aan de wet en de relevante gedragscodes. Indien nodig worden onderzoeksprotocollen voorgelegd aan een Medisch Ethische Toetsingscommissie, zodat wij ook voldoen aan de ‘Wet Medisch Wetenschappelijk Onderzoek met mensen’.

In bepaalde gevallen mogen we uw en/of de gegevens van uw kind zonder uw toestemming gebruiken voor wetenschappelijk onderzoek. Dit zijn geanonimiseerde gegevens. Dit betekent dat de gegevens nooit herleidbaar zijn tot een persoon.

In alle andere gevallen, dus niet geanonimiseerde onderzoeken, vragen we altijd vooraf uw toestemming (afhankelijk van de leeftijd mogelijk ook toestemming van uw kind) voor deelname aan wetenschappelijk onderzoek en het gebruik van medische gegevens. Met ‘medische gegevens’ bedoelen we de informatie uit uw medisch dossier die in het kader van uw behandeling worden verzameld.

Regels voor wetenschappelijk onderzoek door middel van het gebruik van medische gegevens
Karakter houdt zich aan afspraken die zijn gemaakt tussen behandelaren, onderzoekers en patiëntenverenigingen. Deze afspraken zijn gebaseerd op bestaande wetgeving. De belangrijkste voorwaarden waar het onderzoek aan moet voldoen zijn:

• het onderzoek moet nuttig zijn
• de privacy van de patiënt is voldoende beschermd
• de daarvoor binnen Karakter aangestelde onderzoekscommissie moet het onderzoek hebben goedgekeurd.

Bescherming van uw privacy

Voor wetenschappelijk onderzoek en onderwijs gebruikt Karakter anonieme en gecodeerde gegevens. Coderen gebeurt als er geen gebruik kan worden gemaakt van anonieme gegevens. Bij onderzoek waarbij er wel over uw persoonlijke gegevens wordt beschikt, zal eerst om uw toestemming worden gevraagd. Alle onderzoekers zijn verplicht uiterst zorgvuldig met uw privacy om te gaan.

Recht op bezwaar

Voor het onderzoek met reeds verzamelde medische gegevens is het niet nodig dat de arts u om toestemming vraagt. U kunt wel bezwaar maken tegen het gebruik van uw medische gegevens. Als u bezwaar heeft gemaakt dan zullen de reeds verzamelde medische gegevens niet worden gebruikt in enig onderzoek. Niemand neemt het u kwalijk als u bezwaar maakt. Dit heeft dan ook geen enkele nadelige invloed op de behandeling die u van Karakter krijgt.

Wat moet u doen?

Geen bezwaar – geen actie
Indien u geen bezwaar heeft tegen het gebruik van reeds verzamelde medische gegevens dan hoeft u geen actie te ondernemen. Uw medische gegevens kunnen worden gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek. U krijgt geen informatie over de resultaten van het onderzoek, want die nieuwe kennis is meestal niet van belang voor uw behandeling. Mochten er toevallig gevonden resultaten uit het onderzoek naar voren komen, dan zal de onderzoeker uw behandelaar informeren. Indien het in het belang is van uw gezondheid, dan informeert uw behandelaar u over de bevindingen.

U mag later alsnog bezwaar maken. Hierbij moet u er wel rekening mee houden dat medische gegevens van u al gebruikt kunnen zijn voor wetenschappelijk onderzoek en/of onderwijs.

Wel bezwaar – bezwaar aantekenen bij uw behandelaar

Hebt u bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens? Geef dit dan door aan uw behandelaar. Uw keuze wordt door middel van een aantekening vastgelegd in uw medisch dossier. Uw medische gegevens worden dan niet gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek en/of onderwijs. Bezwaar maken heeft geen gevolgen voor u. U krijgt precies dezelfde zorg van uw behandelaar, of u nu wel of geen bezwaar maakt.

Wilsonbekwame en minderjarige patiënten

De wet biedt extra bescherming aan patiënten die (tijdelijk) niet voor zichzelf kunnen beslissen. Het kan hierbij gaan om patiënten die bijvoorbeeld nog niet de leeftijd van 16 jaar hebben bereikt. U als ouder/voogd van een minderjarige of wettelijk vertegenwoordiger van een patiënt die niet zelf kan beslissen (een wilsonbekwaam persoon), kunt bezwaar maken tegen het gebruik van al verzamelde medische gegeven.

De uitoefening van uw recht op inzage, correctie, beperking of wissing kan op grond van de wet in bepaalde omstandigheden worden geweigerd. Dit kan het geval zijn indien de persoonsgegevens uitsluitend voor statistische of wetenschappelijke doeleinden wordt gebruikt. Als Karakter van dit recht gebruik maakt dan zal zij dit uiteraard aan u laten weten.

Vragen of klachten?

In principe is uw behandelaar het eerste aanspreekpunt voor uw vragen en klachten. Ook kunt u te allen tijde een klacht indienen bij de klachtenfunctionaris via klachtenfunctionaris@karakter.com. Bent u niet meer in behandeling? U kunt zich dan wenden tot de directie van het organisatieonderdeel waar u in behandeling bent geweest.

Karakter heeft een Functionaris Gegevensbescherming (Data Protection Officer). Wanneer u vragen heeft over de beveiliging van uw gegevens, u aanwijzingen heeft van misbruik van gegevens, of een klacht hebt over zaken die verband houden met de verwerking van uw persoonsgegevens, schroomt u dan niet om contact op te nemen met de DPO via DPO@Karakter.com.

Vanzelfsprekend nemen wij u klacht serieus en zullen er al het mogelijk aan doen om uw klacht naar volle tevredenheid op te lossen. Mocht u desondanks problemen hierbij ondervinden, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via de website van de autoriteit: (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.). Overigens meldt Karakter hier zelf ook incidenten.


Wijzigingen

Het is mogelijk dat dit Privacy Statement na verloop van tijd wordt gewijzigd. We zullen u op de hoogte stellen van deze wijzigingen door het bijwerken van deze pagina. Wij raden u daarom aan om deze pagina regelmatig te raadplegen om u van eventuele wijzigingen te vergewissen. Indien nodig zal Karakter u om (aanvullende) toestemming vragen. Dit Privacy Statement is laatstelijk gewijzigd op
24 september 2020.