Klachtenprocedure opleidingen Karakter

Indien er sprake is van een klacht, verzoeken wij u eerst contact op te nemen met de Karakter Academie voor telefonisch overleg over het probleem of voor het maken van een afspraak.

Formele schriftelijke klacht

Als uw probleem na een gesprek niet is opgelost of als dit zich niet leent voor een persoonlijk gesprek, kunt u een formele schriftelijke klacht indienen. U kunt hiervoor gebruik maken van het klachtenformulier opleidingen.

Hoeveel tijd heeft u om uw klacht in te dienen?

Klachten dienen binnen 8 dagen na ontdekking doch uiterlijk binnen 14 dagen na levering van diensten, schriftelijk te worden gemeld aan de Karakter Academie.

Waar kunt u uw klacht indienen?

Wij verzoeken u gebruik te maken van het klachtenformulier opleidingen. Dit formulier kunt u sturen naar:

Karakter
T.a.v. Karakter Academie
Postbus 68
6710 BB Ede
of mail het formulier naar academie@karakter.com

Wat gebeurt er met uw klacht?

Alle klachten worden vertrouwelijk behandeld. Van iedere klacht wordt de opleidingsmedewerker van de Karakter Academie op de hoogte gesteld.

De opleidingsmedewerker:

  1. Verstuurt een ontvangstbevestiging nadat de klacht is ingediend.
  2. Vraagt om meer informatie bij de medewerker(s) die tot het moment van de klacht verantwoordelijk was (waren) voor uw zaak of zaken.
  3. Vraagt u eventueel om meer informatie.
  4. Draagt de klacht over aan de manager Karakter Academie.

De manager Karakter Academie:

  1. Neemt in alle gevallen contact op met de klager.
  2. Beoordeelt alle informatie en weegt de argumentatie van beide kanten.
  3. Bespreekt – als er een materieel of financieel belang is – de klacht met de betrokken medewerker / docent van Karakter.
  4. Neemt een definitief standpunt in.
  5. Informeert u binnen 21 dagen na melding, schriftelijk over dit standpunt en geeft argumenten waarom zij tot dit standpunt komt.

De opleidingsmedewerker:

  1. Zorgt voor een correcte registratie van de klachtenadministratie.


Wat registreren wij van uw klacht?

De opleidingsmedewerker houdt van uw klacht een administratie bij. Hierin staan de volgende gegevens:

  1. Uw naam, adres en woonplaats.
  2. Uw klacht.
  3. Een nadere omschrijving van uw klacht.
  4. De indieningsdatum van uw klacht.
  5. De naam van de medewerker die de zaak of zaken waarop uw klacht betrekking heeft, behandelt of beheert.
  6. De naam van de opleidingsmedewerker.
  7. De opleidingsactiviteit.
  8. De gevoerde correspondentie over de klacht.
  9. De status van de klacht (in behandeling / afgehandeld).
  10. De datum en wijze van afhandeling van de klacht.
  11. De eindbeoordeling van de klacht (gegrond / ongegrond).

Wij bewaren de administratie van uw klacht tot één jaar na afhandeling. U kunt tijdens de behandeling van uw klacht, maar ook daarna, uw gegevens opvragen uit de klachtenadministratie bij de Karakter Academie

Wat kunt u doen als u het niet eens bent met het genomen besluit?

Als uw klacht ongegrond wordt verklaard en u bent het daar niet mee eens of als u het oneens bent met de voorgestelde oplossing, dan kunt u zich richten tot de Beroepscommissie Opleidingen Karakter. Deze commissie wordt voorgezeten door een onafhankelijke voorzitter, mevrouw M. Soons, en bestaat verder uit één van de HR adviseurs van Karakter.
De voorzitter zal in alle gevallen contact opnemen met u om de klacht door te nemen.
De beroepscommissie zal u, na hoor en wederhoor en weging van de argumenten en lezing van eventuele documentatie, middels een onderbouwing, voorzien van een advies waarin wordt aangegeven of zij uw klacht gegrond of ongegrond verklaart. Het oordeel van de beroepscommissie is bindend; eventuele consequenties voor Karakter wordt snel door hen afgehandeld:

Karakter
T.a.v. mevrouw M. Soons
Beroepscommissie Opleidingen
Postbus 68
6710 BB Ede

Karakter vindt het belangrijk om met u te komen tot een goede oplossing.